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¿Qué es un ERP?

Las siglas ERP significan Enterprise Resource Planning; en español, ERP quiere decir Planeación de Recursos Empresariales.

Antes de entrar en cuestiones técnicas y de conocer las funciones propias de este tipo de software, es importante entender el concepto de Planeación de Recursos Empresariales.

Planeación de Recursos Empresariales

Este término involucra la organización y supervisión de todos los recursos con los que cuenta una empresa para ejercer su labor. Por recursos nos referimos a Recursos Humanos, Recursos Materiales y Recursos Económicos, entre otros.

Cuando se tiene la responsabilidad de dirigir una empresa, la administración de los recursos empresariales puede ser compleja. Esto depende de varios factores, tales como: número de empleados, volumen de facturación, magnitud de la operación, estructura del organigrama, etc.

Lo que sí es un hecho es que mientras más compleja sea la operación y el nivel de facturación, la administración de los recursos empresariales se vuelve difícil. Y es precisamente para facilitar la planeación, uso y supervisión adecuada de todos y cada uno de los recursos empresariales, que está disponible el ERP.

Un ERP es un software o programa de cómputo que integra la información de todas las áreas funcionales de una empresa (departamentos), en una sola base de datos, de tal forma, que es posible tener el control de lo que está pasando en la compañía. Muchas organizaciones trabajan con información dispersa, lo que dificulta conocer en tiempo y forma las ventas del mes o de la semana, las cuentas por cobrar o el inventario.

Muchos directivos o responsables de área desconocen o no tienen acceso a información que facilitaría mucho su trabajo –nivel de inventarios, precios actualizados, promociones vigentes, facturas pendientes por cobrar y por pagar, deducción de gastos, entre otros– debido a que los datos no están centralizados. Cada área maneja su propia información y la tienen almacenada en el disco duro de su computadora. Otras la tienen almacenada en su servidor, sin embargo, esto no garantiza que los datos estén actualizados y disponibles para realizar un reporte.

Un software ERP integra la información de todas las áreas y permite que los procesos, tales como facturación, cierres fiscales, creación de reportes contables, inventarios, ventas, ingresos, egresos, control de almacenes, control de la producción y logística, entre muchos otros, se automaticen, gracias a que se nutren de la información que está en el ERP.

Al software ERP también se le conoce como Software de Gestión Empresarial o Software Administrativo. Pero mucho cuidado, es importante no confundir un sistema ERP con un software contable, pues la diferencia en precio, funcionalidad e implementación es radical.

Un ERP está conformado por diversos módulos de información que permiten que cada área trabaje de forma óptima. Los módulos básicos que todo ERP debe tener son:

Finanzas, para manejar de forma integrada todos los procesos relacionados con la actividad económica de la empresa, como contabilidad, conciliación bancaria, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, facturación, impuestos, etc. Este módulo facilita la creación de reportes financieros en tiempo real, es decir, en el momento en que así lo solicite la Dirección General.

Ventas, que abarca toda la actividad comercial de la empresa y considera el levantamiento y seguimiento de pedidos, entrega de mercancía, cotizaciones, montos de venta por día, por sucursal, por producto, etc. Hoy en día, se integra con los sitios web de comercio electrónico de la empresa.

Inventarios, para optimizar la gestión de productos existentes en almacén, oficinas y tiendas. Ayuda en el manejo de la reposición del producto y el mantenimiento de los niveles de stock de la mercancía. Para las empresas de manufactura, este módulo se integra con el de producción para administrar el inventario de materias primas utilizadas para la fabricación de un producto en particular. A través de este módulo es posible planear a futuro la producción y mantener un nivel adecuado de mercancía.

Compras, se utiliza para automatizar el proceso de compras, identificación y evaluación de proveedores, etc. Se integra también con el módulo de inventarios y producción para surtir el producto o la materia prima que se requiera para satisfacer la demanda de ventas o pedidos.

Hay muchos otros módulos más disponibles y que pueden irse agregando al ERP con base en las necesidades de cada empresa, como son: Recursos Humanos, CRM, Marketing, Comercio Electrónico, etc.